Il existe deux sortes de lettre:

- lettre informelle (familière/ familiale ou amicale)

- lettre formelle (administrative/commerciale)

On écrit une lettre informelle ou familière pour s'adresser à sa famille ou à ses amis pour différentes occasions telles que : souhaiter un anniversaire, raconter ses vacances ou simplement pour donner de ses nouvelles.

On parle d'une lettre formelle ou administrative quand on écrit à une personnalité juridique, administrative, politique, etc., pour des raisons de service, d'emploi, etc. C'est cette lettre que tu vas apprendre à écrire.

A. Quelques règles

Pour bien l'écrire, tu dois connaître les cinq règles d'or d'une lettre administrative: la clarté, la concision, l'exactitude, la prudence et la courtoisie.

a. La clarté :

Comme une lettre engage la personne qui l'écrit, elle doit être formulée clairement. On ne raconte pas sa vie dans une lettre mais on apporte des précisions pouvant aider le destinataire à te comprendre. Toute lettre doit être écrite en bon français. L'emploi de mots étrangers, même s'ils sont d'usage très courant, est à bannir.

b. La concision :

Souvent lue par une personne pressée de prendre une décision, une lettre administrative doit traiter un seul thème. Il sied de donner des indications complètes sur les fonctions et coordonnées du destinataire pour que la lettre arrive à la bonne personne sans détour.

c. L'exactitude :

La vérité est de rigueur dans une lettre administrative. L'oubli, l'inexactitude, le mensonge, etc. ne sont pas tolérés dans une lettre.

d. La prudence :

Une lettre tient compte d’engagement, tu dois donc rester prudent et réservé dans tes propositions. Il faut toujours garder un double ou une copie de la lettre expédiée. Lors de l'envoi des pièces jointes justificatives, il faut annexer des copies et non les originaux.

e. La courtoisie :

Reste courtois dans toutes les situations, n'écris pas une lettre sous l'effet de la colère ou de la contrariété. N'accuse pas ton correspondant de mauvaise foi s'il tarde à te répondre. En cas de réclamation, n'emploie pas un ton menaçant; car tu ne feras qu'envenimer les choses.

B. Structure générale

La structure générale d’une lettre administrative est la même que celle d’une lettre de motivation (lien) comme sur le modèle ci-dessous :

Exercice

Compare les deux lettres et dis en quoi chacune ne respecte pas dis les règles et la structure adéquates :